CAJA MENOR

FONDO CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

DIFERENCIA ENTRE CAJA MENOR Y CAJA GENERAL

Los fondos fijos son montos de cuantía determinada, que son reembolsables para mantener el saldo autorizado, mientras que los saldos en Caja son variables. La caja menor se maneja  valores de menor cuantía  en efectivo,  pero  la caja general guarda todo el dinero diario tanto en efectivo como en cheques.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN

Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos. 

Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la correspondiente adición.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

 Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

 Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto.Libro auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la relación de reembolso de caja menor:Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control 

BANCOS...

QUE ES UN BANCO?

Un banco es un intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco. La internalización y la globalización promueven la creación de una Banca universal.

La Conciliación Bancaria es...

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

• Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
• Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
• Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
• Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
• Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
• Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
• Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
• Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
• Errores u omisiones por parte de los Bancos

La Conciliación Bancaria se debe hacer…

Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.

Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien.  La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias  que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.

Los Elementos requeridos para que exista una Conciliación Bancaria…

Conciliación.

Elementos necesarios:

- Extracto bancario
- Libro banco
- Conciliación del período anterior

Pasos:

·         Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa.
Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.

·         Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones).

·         Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar
al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.



Que es nota debito y crédito?

la nota de debito bancaria es la operación que el banco hace en la cuenta del cliente esto es una disminución de su saldo, generalmente es por pago de cheque, comisiones, IVA, retenciones de ingresos brutos, pago de la tarjeta, debito por transferencia bancaria

la nota de crédito bancaria es la operación que el banco hace en la cuenta del cliente esto es por un aumento de su saldo, generalmente es por deposito (efectivo y/o cheque), acreditación de transferencia bancaria

los movimientos del debito y/o crédito están reflejados en el extracto bancario

CUENTA CORRIENTE:

La Cuenta corriente (Cta. cte.) es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través de talonarios, cajeros automáticos o la ventanilla de la caja o banco.

La cuenta corriente para otra serie de operaciones con los bancos:

·         Al concederse un crédito queda reflejado en la cuenta corriente.

·         Se pueden domiciliar pagos a través de ella.

·         Se pueden realizar descuentos de efectos.

·         Cobrar intereses.

·         Pagar intereses.

·         Cobrar impuestos.

·         Pagar impuestos.

Los medios de pago que se pueden utilizar asociados a las cuentas corrientes pueden ser:

·         Talonario de cheques.

·         Tarjeta de crédito.

·         Tarjeta de débito.

·         Monedero electrónico.

·         Pago mediante móvil.

Al abrir una cuenta corriente se deben consignar los siguientes datos:

·         Documento de identificación.

·         En el caso de ser una empresa: escritura de constitución.

Verificar la capacidad de contratación y quienes pueden obligarse por la empresa.

·         Verificar el origen de los ingresos.

Cada institución determina el monto mínimo de apertura.

En general las cuentas corrientes tienen un interés muy bajo o nulo.

El saldo de la cuenta puede ser comprobado por el titular en cualquier momento. El banco tiene la obligación de enviar al cliente, al menos semestralmente, el extracto de su cuenta, en donde debe aparecer la información de:

·         Movimientos de la cuenta.

·         Saldo final.

·         Intereses recibidos

 

CUENTA DE AHORROS:

La cuenta de ahorros es una parte esencial de su planificación financiera a corto y a largo plazo. La cuenta de ahorros es una forma fácil de comenzar a acumular algunas reservas financieras. No ganará mucho interés, pero el dinero estará en principio disponible inmediatamente en caso de una crisis financiera, ya que es un depósito a la vista. Y mucho más seguro que escondido debajo de su cama.

 

La cuenta de ahorros representa otra forma en que puede guardar su dinero en el banco. Es un tipo de cuenta en el que el dinero gana intereses según el tiempo y el monto que hay en la cuenta. Fundamentalmente el banco paga para que mantenga el dinero en la institución. Hay diferentes factores que siempre debe tomar en consideración al elegir una entidad financiera donde abrir una cuenta de ahorros. 

 

Por ejemplo, algunos bancos cobran un cargo de mantenimiento por mantener la cuenta en la institución. También hay cuentas que cobran un cargo por no mantener un cierto saldo. Si está considerando este tipo de cuenta, asegúrese de poder mantener el saldo requerido para no pagar una cuota mensual por esta cuenta.

DIFERECIAS:

1. La diferencia entre la cuenta de ahorro y la corriente es que la primera paga intereses y la segunda no.
2. Los depósitos de las cuentas de ahorro se hacen a conveniencia del cliente, y se pueden retirar en el momento que se necesitan.
3. Para abrir una cuenta de ahorro se necesita solamente la identificación por parte del interesado, el registro de la firma en la tarjeta bancaria y hacer el respectivo depósito.
4. La cuenta corriente presenta la ventaja de ser una forma segura y conveniente para mantener el dinero fuera del riesgo de perderlo, y de evitar la inconveniencia de llevar consigo grandes sumas de dinero.

Estos son depósitos corrientes que pueden ser utilizados en cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la cuenta. Es una forma de captación de depósitos que constituyen un servicio que ofrece el banco y al cual acuden y se acogen los clientes debido a la confianza, comodidad, seguridad y el control que se le da a los fondos que ponen bajo la custodia del banco. Los saldos en este tipo de cuenta no ganan intereses y prácticamente el banco no cobra por este servicio.

Los depósitos a la vista constituyen una forma de dinero fiduciario que es utilizado por los bancos para crear dinero y aumentar la oferta monetaria a través del mecanismo del crédito y del principio de las reservas fraccionarias.

La cuenta corriente representa depósitos de los clientes cuyas sumas son pagaderas a solicitud del interesado, mediante órdenes de pago o cheques, sin previo aviso.

LAS INVERSIONES

QUE ES UNA INVERSION?

La producción de bienes y servicios requiere de la utilización de diversos factores, entre ellos los de capital donde incluimos todos los factores durables de producción (maquinaria, fábricas, etc.). La inversión es el flujo del producto destinado al aumento del stock de capital, aumentando así la capacidad productiva de un país. Con esto se deduce que la inversión es necesariamente intertemporal, pues su objetivo es aumentar la capacidad de producción en el futuro. Las fluctuaciones en la inversión juegan un papel determinante en los vaivenes del producto y del empleo, como expresaba Keynes en su Teoría General, pero sobre todo en el crecimiento de largo plazo de la economía.

QUE ES UNA ACCION?

Es un título que establece la participación proporcional que su poseedor tiene en el capital de una empresa.

Como tal, la acción convierte a su titular en propietario y socio capitalista de la firma en proporción al monto de acciones que ha suscrito.

En la misma medida le confiere el derecho a votar en las asambleas generales de la empresa y a recibir los dividendos que le corresponden de acuerdo a las ganancias que se hayan obtenido. La clase y el número de acciones que posee una persona definen sus derechos y la magnitud de su propiedad.

Aunque existen en la práctica muchas clases diferentes de acciones las mismas pueden clasificarse en dos tipos básicos: las acciones ordinarias son las que soportan el riesgo de la actividad empresarial pues a ellas pertenecen las recompensas en los buenos tiempos y las cargas en los malos, no otorgando a sus tenedores ningún beneficio o protección especial; las acciones preferidas, o privilegiadas, dan a sus poseedores una prioridad sobre los tenedores de acciones ordinarias.

QUE SON LOS BONOS?

El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución pública, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institución privada, empresa industrial, comercial o de servicios. También pueden ser emitidos por una institución supranacional (Banco Europeo de Inversiones, Corporación Andina de Fomento...), con el objetivo de obtener fondos directamente de los mercados financieros. Son títulos normalmente al portador y que suelen ser negociados en algún mercado o bolsa de valores. El emisor se compromete a devolver el capital principal junto con los intereses, también llamados cupón. Este interés puede tener carácter fijo o variable, tomando como base algún índice de referencia como puede ser el euribor.

El Euribor (acrónimo de European Interbank Offered Rate, es decir, tipo europeo de oferta interbancaria) es un índice de referencia publicado diariamente que indica el tipo de interés promedio al que las entidades financieras se prestan dinero en el mercado interbancario del euro. Se calcula usando los datos de los 42 principales bancos europeos, y su valor mensual es muy utilizado como referencia para los préstamos bancarios. Dicho valor es actualmente del 1,420%, correspondiente a septiembre de 2010.

Los principales tipos de bonos son:

• Bono canjeable: Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni la elevación del capital ni la reducción de las acciones.
• Bono Convertible: Bono que concede a su poseedor la opción de canjearlo por acciones de nueva emisión a un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupón (una rentabilidad) inferior al que tendría sin la opción de conversión.
• Bono cupón cero: Título que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace íntegramente en el momento en el que se amortiza, es decir cuando el importe del bono es devuelto. En compensación, su precio es inferior a su valor nominal.
• Bonos del Estado (España): Títulos del Tesoro público a medio plazo (2-5 años). Su nominal es de 1.000 euros y el pago de los intereses se realiza anualmente. Además de los Bonos, el Estado Español emite otros valores parecidos (véase Deuda pública).
• Bonos de caja. Títulos emitidos por una empresa, que se compromete a reembolsar al vencimiento fijado el préstamo pactado; los recursos obtenidos con la emisión de estos bonos se dedican a las necesidades de tesorería de la empresa.
• Strips: Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede segregarse el valor del bono en cada uno de los pagos que se realizan, distinguiendo básicamente los pagos en concepto de intereses (cupones) y el pago del principal, y negociarlos por separado.
• Bonos de deuda perpetua: Son aquellos que nunca devuelven el principal, (esto es, el nominal del bono, que generalmente coincide con la inversión inicial), sino que pagan intereses (cupones) regularmente de forma indefinida. Son los más sensibles a variaciones en el tipo de interés.
• Bonos basura, que se definen como títulos de alto riesgo y baja calificación, que ofrece, en contrapartida, un alto rendimiento.



CUANDO HABLAMOS DE CAJA GENERAL?

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Que es el Arqueo de Caja? consiste en el  análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fractura tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto, pago de cliente tal de fractura tal de fecha tal.

Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra Gasolinera Tal fecha tal.

Concepto, pago a proveedor tal su fra tal de fecha tal.

Concepto, pago a cuenta a proveedor tal

Concepto, pago fra transportista tal fra tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento corrrespondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior.



CONCEPTO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS ELEMENTOS:

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

·         Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

·         Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

·         Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

FALTANTES:

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera. La cuenta en que se registran tanto los sobrantes como los faltantes de efectivo, derivados de la Función de dar cambio.